Dlaczego warto patrzeć dalej niż na dzisiejsze potrzeby?

Wybór systemu ERP to jedna z najważniejszych decyzji technologicznych i biznesowych, przed jakimi staje przedsiębiorstwo produkcyjne. Jej konsekwencje organizacja odczuwa nie przez kilka miesięcy, lecz często przez kilkanaście lat. Podstawowe pytania oczywiście pozostają istotne: czy system obsłuży procesy finansowe i księgowe, zapewni efektywne zarządzanie magazynem, umożliwi planowanie i rozliczanie produkcji, a użytkownicy będą mogli sprawnie pracować na co dzień. Coraz częściej pojawia się jednak pytanie o innym ciężarze gatunkowym: czy wybrany dzisiaj system będzie wspierał rozwój firmy za 5, 10 czy 15 lat, czy stanie się ograniczeniem, które wymusi kolejną, kosztowną transformację?

ERP jako platforma rozwoju, a nie wyłącznie system operacyjny

Wiele organizacji, wybierając ERP, koncentruje się na aktualnej skali działalności. To naturalne, inwestycja musi odpowiadać na dzisiejsze wyzwania.

Problem pojawia się, gdy firma zaczyna dynamicznie rosnąć. Nowe rynki, eksport, kolejne zakłady, rosnąca złożoność łańcucha dostaw, większe wymagania raportowe. System wybrany kilka lat wcześniej przestaje nadążać za skalą i ambicjami organizacji.

Na początku dodatkowe aplikacje, arkusze kalkulacyjne i punktowe integracje pozwalają szybko łatać potrzeby. Z czasem jednak zwiększają złożoność środowiska IT i podnoszą koszty utrzymania. Organizacja zaczyna przeznaczać coraz więcej zasobów na utrzymanie własnego IT zamiast na rozwój biznesu.

Dlatego już na etapie wyboru warto zadać sobie pytanie strategiczne: czy to rozwiązanie będzie dobrym fundamentem dla firmy, którą chcemy być za kilka lub kilkanaście lat.

Integracja ERP z partnerami biznesowymi – standard, a nie opcja dodatkowa

Przedsiębiorstwo produkcyjne nie funkcjonuje w izolacji. Jest częścią ekosystemu: dostawców, podwykonawców, operatorów logistycznych, dystrybutorów, sieci handlowych i klientów końcowych.

Partnerzy oczekują dziś nie tylko wymiany dokumentów, ale automatyzacji całych procesów i bieżącej wymiany danych:

• prognoz popytu,
• zamówień i potwierdzeń dostaw,
• danych logistycznych,
• statusu realizacji.

W takich branżach jak: produkcja przemysłowa, FMCG, chemiczna czy spożywcza, SAP należy do najczęściej wykorzystywanych platform enterprise. W praktyce oznacza to, że firmy działające w tych samych łańcuchach dostaw często mają już wypracowane standardy integracyjne. W tym miejscu warto rozróżnić dwie rzeczy: pojedyncze połączenie dwóch aplikacji to co innego niż utrzymywanie wielu indywidualnych integracji w całym ekosystemie. Tam, gdzie liczy się śledzenie partii produkcyjnych, identyfikowalność surowców czy wymagania dużych sieci handlowych, stabilna platforma ERP ma bezpośredni wpływ na efektywność operacyjną. SAP jako jeden z niewielu producentów dysponuje gotowymi i sprawdzonymi rozwiązaniami do budowy i zarządzania złożonymi łańcuchami dostaw.

Eksport i rozwój zagraniczny zmieniają wymagania wobec ERP

Dla wielu polskich firm produkcyjnych ekspansja zagraniczna to naturalny kierunek rozwoju. Wraz z nią pojawiają się wymagania, które dziś są absolutnym standardem oczekiwanym od producentów i dostawców oprogramowania ERP:

• obsługa wielu walut,
• rozliczenia międzyoddziałowe i procesy intercompany,
• różne modele sprzedaży i dystrybucji,
• lokalne wymagania podatkowe i prawne,
• raportowanie zgodne z regulacjami danego rynku.

Jedną z przewag SAP jest globalny charakter rozwiązania i dostępność lokalizacji dla wielu krajów, które obejmują księgowość, podatki i obowiązki regulacyjne charakterystyczne dla danego rynku. Firma otwierająca zagraniczny oddział nie musi za każdym razem budować tych mechanizmów od zera.

Koszt ERP to nie tylko cena wdrożenia

Porównując systemy ERP, firmy patrzą przede wszystkim na koszt wdrożenia. To istotny element analizy ale nie powinien być jedynym. Całkowity koszt posiadania (TCO) obejmuje też: subskrypcje, rozwój funkcjonalności, utrzymanie integracji, aktualizacje, bezpieczeństwo, dostępność kompetencji na rynku, infrastrukturę i skalowalność. Niższy koszt początkowy nie zawsze oznacza niższy koszt w całym cyklu życia systemu. Największe wydatki często pojawiają się nie przy zakupie, lecz kilka lat później,  gdy organizacja próbuje dociągnąć ograniczoną platformę do rosnącej skali działalności.

Właściwe pytanie to więc nie tylko "ile kosztuje wdrożenie", ale ile będzie kosztować utrzymanie i rozwój tego rozwiązania w całym cyklu życia.

SAP S/4HANA Cloud, private edition – nowa forma dostępu i korzystania z ERP.

Przez wiele lat SAP kojarzył się z dużymi organizacjami, wieloletnimi wdrożeniami i koniecznością utrzymywania własnej, rozbudowanej infrastruktury. Ten obraz jest dziś w dużej mili nieaktualny.

Dla firm produkcyjnych, które potrzebują elastyczności przy złożonych procesach biznesowych, kluczowym kierunkiem jest SAP S/4HANA Cloud, private edition. Łączy on możliwości ERP klasy enterprise z korzyściami chmury: przewidywalnością kosztów, mniejszym obciążeniem administracyjnym, bezpieczeństwem i skalowalnością. 

Współczesne projekty wdrożeniowe oprogramowania SAP różnią się też od tych sprzed kilkunastu lat. Metodyka SAP Activate, gotowe modele procesów, tzw. SAP Best Practices, oraz nowoczesne narzędzia automatyzujące konwersję starszych wersji SAP ERP do S/4HANA pozwalają ograniczać ryzyko wdrożenia. To wszystko bez projektowania każdego procesu od podstaw.

SAP S/4HANA w chmurze: stabilny rdzeń i elastyczny rozwój wokół systemu

Jedną z ważniejszych zmian w podejściu do SAP jest koncepcja Clean Core. Dawniej wiele firm rozwijało ERP poprzez modyfikacje jego wewnętrznego kodu. Pozwalało to precyzyjnie dopasować system do potrzeb ale w dłuższej perspektywie utrudniało aktualizacje i podnosiło koszty utrzymania. Dziś standardem jest utrzymywanie stabilnego rdzenia i realizacja rozszerzeń obok niego, między innymi poprzez architekturę side-by-side extensions. Organizacja może rozwijać nowe aplikacje i integracje bez destabilizowania podstawowego ERP. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie przewaga konkurencyjna wynika z unikalnych procesów produkcyjnych.

SAP BTP i technologie kontenerowe – architektura dla rozwijających się organizacji

Współczesna fabryka potrzebuje coraz więcej rozwiązań operacyjnych: aplikacji dla operatorów, integracji z MES, rozwiązań IoT, przetwarzania danych z urządzeń produkcyjnych. Nie oznacza to jednak konieczności rozbudowywania samego rdzenia ERP. SAP Business Technology Platform (SAP BTP) umożliwia budowanie integracji i aplikacji współpracujących z SAP S/4HANA bez ingerencji w jej rdzeń. Uzupełnieniem bywają technologie kontenerowe, w tym Kubernetes, wykorzystywane m.in. w rozwiązaniach SUSE.  

Dla działów IT oznacza to: szybsze dostarczanie rozwiązań, mniejsze ryzyko przy modyfikacjach, łatwiejsze skalowanie i możliwość korzystania z nowoczesnych modeli rozwoju oprogramowania.

ERP jako ekosystem gotowy na zmiany regulacyjne i biznesowe

Rozwój firmy to nie tylko rosnąca skala, ale i ciągłe reagowanie na zmieniające się wymagania: zmiany podatkowe, nowe obowiązki raportowe, cyfryzację dokumentów, rosnące wymagania audytowe.

W ekosystemie SAP firmy korzystają zarówno ze standardowych funkcji, jak i wyspecjalizowanych rozszerzeń dostarczanych przez partnerów technologicznych co pozwala szybciej reagować na nowe wymagania bez budowania odrębnych rozwiązań poza głównym ERP. Dojrzałość polskiej lokalizacji SAP, dostępność partnerów wdrożeniowych i szeroki ekosystem rozszerzeń sprawiają, że system bardzo dobrze radzi sobie ze specyfiką polskich realiów biznesowych i regulacyjnych.

Podsumowanie

Wybór ERP dla firmy produkcyjnej to decyzja biznesowa i strategiczna. Wpływa ona na zdolność do skalowania, wejścia na nowe rynki, współpracy z partnerami, reagowania na regulacje i budowania długoterminowej przewagi konkurencyjnej. System wybrany dzisiaj powinien odpowiadać nie tylko na obecne potrzeby, ale wspierać kierunek rozwoju firmy w kolejnych latach.  

SAP S/4HANA Cloud, private edition łączy stabilność rozwiązania klasy enterprise z elastycznością potrzebną nowoczesnym firmom produkcyjnym,  dzięki czemu system może rosnąć razem z biznesem, zamiast po kilku latach stawać się jego ograniczeniem.

Roman Kasprzyk
Dyrektor Handlowy w KBJ S.A.

FAQ - wybrane terminy użyte w artykule:

Co to jest SAP S/4HANA Cloud, private edition?

To model wykorzystania ERP SAP w dedykowanym środowisku chmurowym, z szerokimi możliwościami konfiguracji procesów biznesowych. Rozwiązanie to jest oferowane w ramach pakietu RISE with SAP.

Czym są pakiety lokalizacyjne SAP (local versions)?

To wbudowane w SAP zestawy ustawień, funkcji i raportów, które dopasowują standardowy system do przepisów prawnych, podatkowych i biznesowych obowiązujących w danym kraju. Obejmują one m.in. podatki, raportowanie ustawowe, bankowość i płatności, wersję językową oraz kadry i płace.

SAP udostępnia gotowe lokalizacje dla ponad 130 krajów, w tym pełne i na bieżąco aktualizowane wsparcie dla Polski (poprzez SAP Notes). Nowsze wydania, takie jak SAP S/4HANA Public Edition, wprowadzają mechanizm Localization as a Self-Service, który pozwala klientom i partnerom wdrożeniowym rozszerzać lokalizację bez ingerencji w standardowe aktualizacje systemu.

Co to jest SAP Business Technology Platform (SAP BTP)?

SAP BTP to kompleksowa platforma przeznaczona do integracji systemów, szybkiego tworzenia rozszerzeń aplikacyjnych, zaawansowanego zarządzania danymi oraz efektywnego wykorzystania usług analitycznych i sztucznej inteligencji (AI) w całym ekosystemie SAP.

Co to jest SAP Integration Suite?

Najkrócej mówiąc: jest to kluczowa usługa w ramach platformy SAP BTP, która służy do sprawnej integracji rozwiązań SAP z aplikacjami innych producentów oraz zewnętrznymi usługami chmurowymi.

Na czym polega koncepcja Clean Core?

Jest to nowoczesne podejście architektoniczne, które maksymalnie ogranicza modyfikacje rdzenia systemu SAP. Wszelkie niestandardowe rozszerzenia are realizowane niezależnie od systemu bazowego, m.in. z wykorzystaniem SAP BTP oraz elastycznej architektury side-by-side.

Co to jest Kubernetes?

To specjalistyczna platforma do zarządzania aplikacjami kontenerowymi. Narzędzie to w pełni automatyzuje wdrażanie, skalowanie oraz codzienne zarządzanie aplikacjami i architekturą mikroserwisów.

Co to za oprogramowanie SUSE?

SUSE to jeden z kluczowych partnerów technologicznych SAP. Oprogramowanie tej firmy, w tym dedykowany system SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications oraz zaawansowane platformy kontenerowe Rancher, wykorzystywane są do budowy wydajnych, bezpiecznych i wysoko dostępnych środowisk dla aplikacji SAP.