W ostatnich miesiącach prowadzę coraz więcej rozmów z firmami pracującymi na systemach SAP ECC. Wątek wspólny dla niemal wszystkich spotkań to obawa i niepewność związana z utrzymaniem wysokiego poziomu business continuity w okresie wygaszania wsparcia producenta dla tych środowisk.

Data zakończenia wsparcia przestała być odległą pozycją w kalendarzu. Coraz częściej zaczyna realnie wpływać na decyzje budżetowe i operacyjne.

Podczas tych rozmów wyłaniają się dwa skrajne podejścia. Pierwsze jest ostrożne: „System przecież działa. Migracja i tak jest w planach (albo jeszcze nie), więc poczekajmy.” Drugie podejście jest bardziej pragmatyczne: „To ostatni moment, żeby uporządkować środowisko, zabezpieczyć usługi, zaktualizować komponenty i zoptymalizować wymagania – zanim presja czasu, dostępności zasobów i budżetu zacznie wpływać na nasze decyzje.”

Problem polega na tym, że czas biernego oczekiwania na zmiany technologiczne rzadko bywa neutralny dla biznesu.

Pułapka „gaszenia pożarów”

Codzienność użytkowników systemów ERP jest wszędzie podobna – i nie znosi bezczynności. System musi być na bieżąco dostosowywany do nowych regulacji prawnych, biznes zgłasza kolejne potrzeby zmian i usprawnień, a zależność całej organizacji od sprawności systemu SAP tylko rośnie.

W parze z tym idzie wzrost kosztów utrzymania, który bez odpowiedniego nadzoru i planu staje się coraz mniej przewidywalny.

Jeśli w tym krytycznym okresie serwis SAP sprowadza się wyłącznie do reaktywnego „gaszenia pożarów”, organizacja zaczyna płacić podwójnie – tracąc zarówno bezpieczeństwo i efektywność operacyjną, jak i kontrolę nad kosztami.

Pojawia się wtedy fundamentalne pytanie: czy obecny model serwisowy jest jeszcze dopasowany do dzisiejszych potrzeb, skali i złożoności firmy?

Kiedy sprawdzona formuła przestaje wystarczać

Wielu klientów SAP ma za sobą lata stabilnej współpracy z partnerem serwisowym. Z czasem jednak nawet w dobrze funkcjonujących relacjach może pojawić się naturalna erozja.

W innych organizacjach umowy serwisowe wygasły, a bieżące problemy są rozwiązywane doraźnie – przez przeciążony zespół wewnętrzny lub przypadkowych podwykonawców.

Niezależnie od tego, w której sytuacji znajduje się Państwa firma, warto zwrócić uwagę na sygnały ostrzegawcze świadczące o tym, że dotychczasowa formuła wsparcia zaczyna się wyczerpywać. Najczęściej są to:

• niebezpiecznie wydłużające się czasy reakcji na zgłoszenia,
• rosnący backlog zadań, który „puchnie” z miesiąca na miesiąc,
• brak proaktywnych propozycji optymalizacji i usprawnień ze strony dostawcy,
• narastające zmęczenie i rotacja w zespole wewnętrznym.

Brzmi znajomo? Jeśli tak, to znak, że system nie tyle „działa”, co raczej „trwa” – a to generuje ryzyko, na które nowoczesny biznes nie może sobie pozwolić.

Trzy pytania, które warto zadać już dziś

Zamiast czekać na moment, w którym decyzje zostaną wymuszone przez nagły kryzys lub nieubłagane terminy producenta, warto zatrzymać się i przeanalizować model wsparcia już teraz.

W praktyce sprowadza się to do kilku pytań:

• jak przejść z modelu reaktywnego na proaktywne wsparcie biznesu, 
• jak zoptymalizować koszty utrzymania w okresie przejściowym przed migracją,
• jak odciążyć zespół wewnętrzny, by mógł skupić się na rozwoju systemu, a nie tylko na „utrzymaniu ruchu”.

Jeśli któreś z tych pytań pojawia się dziś w Państwa organizacji, warto zacząć od krótkiego przeglądu obecnego modelu utrzymania. W wielu przypadkach już taka rozmowa pozwala szybko wskazać obszary ryzyka i możliwe usprawnienia.

Nasz zespół pomoże sprawdzić, czy obecny model wsparcia SAP jest przygotowany na okres końca wsparcia ECC — zapraszamy do kontaktu.

Roman Kasprzyk, Dyrektor Działu Sprzedaży w KBJ S.A.