Decyzja o wdrożeniu systemu usprawniającego procesy HR, była następnym krokiem Polimex Mostostal SA w realizacji inicjatywy stworzenia efektywnej koszowo organizacji służb wsparcia dla biznesu. Polimex potrzebował narzędzi, które:

• będą stanowiły pierwszą linię wsparcia dla pracowników w modelu Centrum Usług Wspólnych czyli portal samoobsługowy,
• usprawnią procesy HR, poprzez ich elektroniczny obieg,
• zmniejszą pracochłonność manualnego wprowadzania danych przez służby HR oraz finansowe.

Informacje o projekcie

 KBJ S.A. przeprowadziło wdrożenie autorskiego produktu o nazwie HCM Cloud Portal, zapewniającego elektroniczny obieg informacji oraz usprawnienie poszczególnych funkcji biznesowych tj.:

• zgłaszanie, weryfikacja, zatwierdzanie i rejestracja zmian w danych na temat pracowników oraz dostępu pracowników do swoich danych osobowych, podatkowych oraz wynagrodzeniowych,
• dostarczanie menedżerom informacji na temat podległych pracowników, w zakresie przeglądu danych pracowniczych oraz ich raportowanie,
• planowanie, wnioskowanie oraz zatwierdzanie wniosków urlopowych, zarówno w zakresie urlopów pracowniczych i okolicznościowych (rodzicielskich,
• wydawanie polecenia wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji po jej odbyciu, wraz z pełnym procesem weryfikacji, zatwierdzenia oraz rejestracji w powiązanych systemach.

Aplikacja jest dostępna dla pracowników Grupy Polimex-Mostostal (ponad 3.500 pracowników), z dowolnego miejsca, bez konieczności łączenia się siecią firmową. Dzięki temu każdy pracownik może wysłać, np. wniosek o urlop z komputera domowego, za pośrednictwem standardowej przeglądarki internetowej.

Rozwiązanie KBJ jest w pełni zintegrowane z system SAP ERP, zarówno w zakresie kadr, controllingu jak i finansów, zapewniając pełne bezpieczeństwo przekazywanych danych.

Synchronizacja danych pomiędzy HCM Cloud Portal a systemem ERP odbywa się automatycznie. Dlatego służby kadrowe i finansowe CUW, nie muszą więc tracić czasu na „ręczne” przepisywanie informacji, ponieważ dane te są aktualizowane automatycznie w obu systemach.

Główne cele biznesowe

Głównym celem realizowanego w ramach Grupy Polimex Mostostal projektu było:

• stworzenia efektywnej kosztowo organizacji służb wsparcia dla biznesu,
• dalsza profesjonalizacja i optymalizacja procesów HR dostarczanych przez Centrum Usług Wspólnych, przy zapewnieniu bezpieczeństwa przekazywanych danych,
• oraz optymalizacja kosztów ( niski koszt dostępu jednostkowego do Portalu Samoobsługowego).

Korzyści biznesowe dla klienta

Wdrożenie autorskiej aplikacji KBJ S.A. dzięki obopólnej współpracy i sprawnemu zarządzaniu całym projektem, przebiegało zgodnie z przyjętym harmonogramem i wpłynęło pozytywnie na realizację celów projektu:

• zmniejszenie ilości napływających zapytań do dwóch linii CUW,
• skrócenie czasu przebiegu poszczególnych procesów HR,
• zwiększenie efektywności pracy dwóch linii wsparcia (przeniesienie nacisku z rejestracji danych na doradztwo dla klienta wewnętrznego), 
• oszczędność czasu pracy, związana z ręczną rejestracją danych. 

Unikalne cechy projektu

Portal Samoobsługowy jest jednym z najbardziej innowacyjnych na polskim rynku rozwiązań w modelu SaaS na platformie SAP HANA Cloud Platform. Jego wdrożenie pozwoliło dostarczyć Klientowi narzędzie operującego poza siecią firmową (w chmurze), dzięki czemu jest optymalne kosztowo (niski koszt dostępu jednostkowego). Wybrany model dostarczenia oprogramowania eliminuje potrzebę instalacji i uruchamiania programu na komputerach pracowników oraz przerzuca obowiązki instalacji, zarządzania, aktualizacji, pomocy technicznej na dostawcę usługi czyli KBJ S.A.

Technologia

Rozwiązanie dostarczone Grupie Polimex Mostostal zbudowane zostało w oparciu o komponenty:

• HCM Cloud Portal – system obsługi procesów kadrowych w postaci autorskiej aplikacji KBJ SA dostępnej w chmurze (on-cloud),
• SAP HANA Cloud Platform – infrastruktura Wirtualnej Chmury Prywatnej oferowana przez SAP AG będąca platformą wykonawczą dla aplikacji biznesowych,
• SAP ERP – obecny produktywnie wykorzystywany przez Klienta system SAP.

Wyróżnienie w konkursie SAP Quality Awards 2016 CEE w kategorii Innowacje.