Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, borykał się z problemem sprawnej i skutecznej obsługi w zakresie podróży służbowych zarówno krajowych jak i zagranicznych. Ponieważ problem dotyczył nie tylko pracowników uczelni, ale także osób podróżujących z ramienia Uniwersytetu, istotnym elementem było:

• usprawnienie całego procesu obsługi podróży służbowych,
• właściwe oszacowanie i rozliczenie koszów podróży,
• wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów. 

Informacje o projekcie

Przed przystąpieniem do prac projektowych KBJ S.A. przeprowadziła szczegółową analizę, dotychczasowego sposobu obsługi delegacji krajowych i zagranicznych oraz aktualnych potrzeb Klienta. Po odbyciu rozmów i zebraniu opinii od przedstawicieli UJ, firma KBJ przedstawiła biznesową i techniczną koncepcję wdrożenia dedykowanego rozwiązania zarządzania podróżami służbowymi. Całość rozwiązania została przygotowana w oparciu o Portal SAP, który umożliwia kompleksowe zarządzanie delegacjami od złożenia wniosku do finalnego przypisania kosztów do poszczególnych jednostek i budżetów.

 Zaproponowane rozwiązanie uwzględnia wszystkich pracowników uczelni wpisanych do modułu SAP HR oraz przypisanych do struktury organizacyjnej. Aplikacja umożliwia także rozszerzenie rozwiązania na osoby upoważnione do wyjazdów służbowych, które jednak nie są pracownikami UJ i nie są zarejestrowane w bazie HR.

Pracownicy i inne osoby podróżujące z ramienia UJ, za pośrednictwem Portalu SAP mają dostęp do swoich wniosków oraz do ich rozliczenia.

 Podstawowa funkcjonalność wdrożonego rozwiązania obejmuje m.in.:

• wypełnienie wniosku (składanie, wydruk, żądnie zaliczki rejestracja i korekta nieobecności, możliwość sprawdzenia statusu itp.),
• rozliczenia wniosku (możliwość sprawdzenie statusu),
• wydruk odpowiednich formularzy (wniosku, zaliczki, rozliczeń),
  • elektroniczny obieg akceptacji wniosku wraz z wieloetapową ścieżką akceptacji (z możliwością jej zmiany),
  • integracja z elektronicznym zatwierdzaniem wniosków urlopowych,
  • integracja aplikacji z systemami księgowości, kontrolingu, kadr i rachunkowością budżetową,
  • rejestracja obliga,
  • rejestracja wstępnych dokumentów księgowych.

Główne cele biznesowe

Podstawowym celem zaimplementowanego rozwiązania jest usprawnienie całego procesu zarządzania podróżami służbowymi, zarówno krajowymi jak i zagranicznymi. Dodatkowo ważnym elementem było:

• wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów,
• możliwość szacowanych kosztów podróży służbowych i ich rozliczenie na podstawie rachunków, diet, ryczałtów oraz dodatkowych informacji o podróży,
• połączenie z rachunkowością budżetową,
• możliwość szczegółowego rozbicia kosztów poszczególnych delegacji z przypisania do różnych źródeł finansowania,
• prosty i intuicyjny interface,  
• zapewnienie samoobsługi pracowników i osób uprawnionych do wyjazdów służbowych. 

Doświadczenie ekspertów KBJ S.A. oraz zaangażowanie ze strony Klienta, umożliwiły osiągnięcie zamierzonych celów. 

Korzyści biznesowe dla klienta

System zarządzania podróżami służbowymi wpłynął w znaczymy stopniu na skrócenie czasu akceptacji poszczególnych delegacji, a także na ujednolicenie zasad i sposobu rozliczania oraz zarządzania wszystkimi delegacjami.

 Jednocześnie oddane do użytkowania rozwiązanie daje możliwość

• ustalenia w dowolnym momencie na jakim etapie w procesie akceptacji znajduje się dany wniosek lub jego rozliczenie,
• wysłanie powiadomienia na wybrany adres email UJ,
• dostępu do systemu przez przeglądarkę internetową,
• samoobsługi pracowników i osób podróżujących.

 Dedykowane rozwiązanie gwarantuje również pełną integrację z pozostałymi modułami systemu SAP w sposób zdefiniowany przez UJ. 

Unikalne cechy projektu

Pierwsze w Polsce tak kompleksowe wdrożenie obsługi podróży służbowych w systemie SAP Portal.

Aplikacja dedykowana stworzona całkowicie na potrzeby Klienta.

Architektura aplikacji w umożliwia dalsze zmiany, rozszerzenia i dostosowanie poszczególnych jej elementów do potrzeb innych Klientów.

Technologia

ABAP WebDynpro for JAVA