Największe wdrożenie platformy samoobsługowej w Polsce – zakończone sukcesem.

60 osobowy zespół, 9 miesięcy i 18.000 użytkowników końcowych, czyli budowa nowoczesnego rozwiązania wspierającego codzienne procesy kadrowe w przyjazny i intuicyjny dla użytkownika sposób. Portal Kadrowy w największym komercyjnym Banku w Polsce przynosi nie małe oszczędności. 

Bank Pekao S.A. jest jednym z największych banków w Polsce i największym w regionie Europy Środkowo-Wschodniej.

W ramach poprawy jakość usług oraz optymalizacji procesów kadrowych, Bank zdecydował się na uruchomienie zaawansowanych aplikacji kadrowo-płacowych w oparciu o rozwiązania SAP Human Capital Management. Wdrożenia Portalu Pracownika o nazwie Kadrowe Eko-Konto, było kontynuacją projekt, ukierunkowanego na zwiększenie efektywności procesów kadrowych oraz zarządzania personelem. 

 Implementacja portalu zakładała:

  • ujednolicenie i usprawnienie procesów kadrowych oraz standaryzację zakresu danych przechowywanych w systemie, dotyczących pracowników banku,
  • zmniejszenie czasochłonności procesów, 
  • umożliwienie sporządzania analiz i raportów wspierających zarządzanie kadrami.

 

Informacje o projekcie

Projekt wdrożenia Portalu Kadrowego dla Banku Pekao S.A. o nazwie „Kadrowe Eko Konto”, zrealizowany przez KBJ S.A., we współpracy z Deloitte Business Consulting, jest jednym z największych wdrożeń platformy samoobsługowej w Polsce.

KBJ jako główny dostawca była odpowiedzialna za kompleksowe przygotowanie projektu, włącznie z planem biznesowym, implementacją, przeprowadzeniem testów, a także przeszkoleniem pracowników i kadry menadżerskiej oraz wsparcie po projektowe. 

Kadrowe Eko Konto jest połączeniem:

  • Portalu Pracownika i Portalu Menedżera,
  • elektronicznego systemu rejestracji i kwalifikacji czasu pracy,
  • obsługi wniosków kadrowych,
  • analityki biznesowej HR,
  • planowania i zarządzania nieobecnościami,
  • automatyzacji uprawnień.

 

Główne cele biznesowe

Nadrzędnym celem zrealizowanego projektu było usprawnienie oraz poprawa efektywności poszczególnych etapów procesów kadrowych. Udostępniając nowoczesne narzędzie wspierające pracowników, Bank oczekiwał poprawy funkcjonalności i stabilności docelowego systemu (zgodnego z przepisami obowiązującego prawa) oraz zwiększenia produktywności obsługujących go osób. Projekt zakładał wyeliminowanie papieru jako nośnika informacji i uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów, a także zintegrowanie SAP EP z istniejącymi systemami. 

Pracując nad zapewnieniem ergonomiczności rozwiązań systemu KBJ zrealizowała kilkadziesiąt serwisów ESS/MSS opartych o Enterprise Portal, m.in.: rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, składania wniosków o nieobecność, serwisy danych podstawowych pracownika, kalendarz zespołu itd.

 

Korzyści biznesowe dla klienta

Precyzyjne przygotowanie projektu, zgodnie z przyjętą koncepcją biznesową, duże zaangażowanie ze strony Banku oraz sprawne zarządzanie całym projektem pozwoliło, osiągnąć zamierzone cele. Przez kolejne dziewięć miesięcy, sześćdziesięcioosobowy zespół pracował nad systemem, z którym obecnie pracuje na co dzień ponad osiemnaście tysięcy użytkowników.

Zmiany systemu przełożyły się na minimalizację narzutów organizacyjnych na obsługę procesów kadrowych (70%), zapewnienie kontroli kosztów osobowych, większe możliwości analizy oraz efektywne zarządzanie świadczeniami, czasem pracy i większe możliwości samoobsługi.

Zautomatyzowanie czynności w obszarze osobowym, pozwoliło pracownikom na samodzielną aktualizację i weryfikację poprawności danych osobowych, adresowych, bankowych czy identyfikacyjnych.

Ujednolicenie mechanizmów rejestracji czasu pracy, funkcjonujących we wszystkich komórkach Banku, pozwoliło na lepszą kontrolę planów urlopowych (redukcja obsługi kwalifikacji czasu pracy o 95%) i dostęp do informacji on-line w czasie pracy.

Na poziomie zarządczym nowy system to przede wszystkim:

  • dostęp do informacji kadrowych, możliwość elastycznego dostosowania kryteriów wyboru i graficznej prezentacji danych,
  • rozróżnienie zakresu raportowanych danych wg ról biznesowych, 
  • wspieranie managerów w podejmowaniu decyzji - umożliwienie sporządzania analiz wielowymiarowych i raportów wspomagających zarządzanie kadrami.

 

Implementacja Portalu SAP EP, to także znaczne oszczędności finansowe. Począwszy od najbardziej widocznych oszczędności w zużyciu papieru (koperty, znaczki) dzięki uruchomieniu elektronicznego obiegu dokumentów i redukcji ilości kar nakładanych przez urzędy kontrolne (minimalizacja opóźnień wynikających z obiegiem dokumentów papierowych).

 

Wdrożeniu portalu pracownika doprowadziło do:

  • zmniejszenia liczby zgłoszeń osobowych do działu kadr o 92%, a także skrócenie średniego czasu  przetwarzania wniosku z 10 do 2 dni roboczych, 
  • miesięcznych oszczędności czasu pracy pracowników na poziomie 21 600 roboczogodzin,
  • redukcji czynności administracyjnych (obciążenia managerów) o 50 % w zakresie wniosków kadrowych i o 95 % w zakresie wniosków o wypłatę nadgodzin.

Znaczne skrócenie czasu na obsługę zgłoszeń modyfikacji uprawnień o 99 %, wygenerowało oszczędności  w wysokości 370,5 roboczogodzin w ciągu 1 roku.

 

Wdrożenie nowoczesnego rozwiązania w postaci portalu pracowniczego znalazło także swoje odzwierciedlenie w umocnieniu wizerunku Banku, jako pracodawcy, który oferuje swoim pracownikom wyjątkowe warunki pracy.

 

Metodologia projektu

Projekt został zrealizowany w oparciu o metodologię Agile for ASAP.

 

 

Unikalne cechy projektu


W czasie projektu konsultanci KBJ odnotowali wiele nietypowych i nie standardowych wymagań systemu, związanych ze specyfiką branży, problemami z wydajnością systemu, dostosowaniem go obowiązujących do przepisów kadrowych i wiele innych. Prace wdrożeniowy odbywały się na „żywym organizmie” (2.000 jednocześnie zalogowanych użytkowników) co oznacz, że każda zmiana była niezwykle istotna. Nowa platforma to:

  • 18.000 użytkowników końcowych, docelowo platforma została przygotowana do obsługi 35.000 użytkowników,
  • budowa ponad 70 aplikacji dedykowanych na platformie SAP Portal w technologii WebDynpro JAVA, Google GWT/AJAX,
  • wykorzystanie metodologii Agile for ASAP, 
  • pełne wykorzystanie SAP NetWeaver Development Infrastructure,

i tylko 9 miesięcy na realizację pełnego zakresu projektu. 

 

Technologia

Rozwiązanie zostało zbudowane w całości na platformie technologicznej SAP z wykorzystaniem rozwiązań:

  • SAP HCM,
  • SAP Enterprise Portal,
  • SAP Business Warehouse,
  • SAP TDMS,
  • SAP NWDI.

 

Dodatkowo:

  • budowa ponad 70 aplikacji dedykowanych na platformie SAP Portal w technologii WebDynpro JAVA, Google GWT/AJAX,
  • pełne wykorzystanie SAP NetWeaver Development Infrastructure.


../media/infographic/inne/award.pngProjekt został uznany za jeden z najbardziej innowacyjnych projektów SAP w ostatnich latach i został zaprezentowany na konferencji SAP WorlTour 2011 pod hasłem “NetWeaver as a HCM process management platform”"

 

 



Galeria do artykułu
Ostatnia aktualizacja: 2014-09-09