Brak jednego źródła danych utrudnia nie tylko planowanie, ale także podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń czy rozwoju zespołów.  

Oczekuje się, że dział HR będzie pełnił rolę strategicznego partnera biznesowego i aby było to możliwe, konieczne jest oparcie decyzji personalnych na wiarygodnych danych oraz narzędziach analitycznych, które pozwalają analizować różne scenariusze rozwoju organizacji.

Dlaczego zdecydowaliśmy się na wdrożenie SAP Analytics Cloud Planning

KBJ od wielu lat realizuje złożone projekty oparte na rozwiązaniach oferowanych przez SAP. Specjalizujemy się we wdrożeniach wszystkich modułów SAP w różnych sektorach rynku. W tym kontekście wdrożenie modułu planistycznego SAP Analytics Cloud wewnątrz organizacji było dla nas naturalnym krokiem.

Nasza strategia zakłada bowiem wykorzystywanie w praktyce tych narzędzi, które rekomendujemy naszym klientom. Takie podejście pozwala nam nie tylko lepiej zrozumieć możliwości tej technologii, ale także budować wiarygodność w relacjach biznesowych.

Z perspektywy HR głównym celem wdrożenia było uporządkowanie procesu planowania budżetów wynagrodzeń oraz kosztów pracowniczych.

Od rozproszonych danych do jednej platformy planistycznej

Jedną z najważniejszych zmian po wdrożeniu systemu było odejście od rozproszonych procesów planistycznych na rzecz jednej, centralnej platformy. SAP Analytics Cloud stał się wspólnym środowiskiem pracy dla działu HR, finansów oraz menedżerów biznesowych.

Centralizacja danych znacząco poprawiła ich spójność oraz ograniczyła ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji. Dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym pozwala wszystkim uczestnikom procesu planowania pracować na tych samych informacjach.

Istotnym usprawnieniem okazała się również automatyczna konsolidacja danych pochodzących z różnych źródeł. Dzięki temu wyeliminowano czasochłonne procesy ręcznego zbierania i uzgadniania danych, które wcześniej były jednym z głównych wyzwań w procesie planowania budżetów HR.

Integracja z systemem kadrowym

W naszym przypadku naturalnym krokiem była także integracja systemu planistycznego z rozwiązaniem kadrowym S4HANA.

Modele planistyczne działają w modelu live connection, co oznacza, że są automatycznie zasilane aktualnymi danymi kadrowymi. Zapewnia to bieżący dostęp do informacji dotyczących struktury zatrudnienia, liczby etatów, kosztów wynagrodzeń, planowanych wakatów jak również innych kosztów pozapłacowych jak benefity czy szkolenia.

Dzięki temu planowanie opiera się na aktualnych i spójnych danych, co znacząco zwiększa wiarygodność analiz oraz prognoz finansowych.

Dane jako fundament decyzji HR

Największą wartością wdrożenia okazała się możliwość analizowania różnych scenariuszy dotyczących kosztów personalnych jeszcze przed podjęciem decyzji biznesowych.

Obecnie możliwe jest szybkie sprawdzenie wpływu takich czynników jak: zmiany liczby etatów, poziom wynagrodzeń, planowane rekrutacje, reorganizacja zespołów. Dzięki temu rozmowy dotyczące kosztów osobowych są merytoryczne i transparentne, a decyzje podejmowane w organizacji opierają się na rzetelnych danych.

Technologia jako wsparcie strategicznej roli HR

Doświadczenia z wdrożenia pokazują, że nowoczesne narzędzia analityczne mogą znacząco wspierać transformację roli HR w organizacji. Praca na aktualnych danych oraz możliwość prowadzenia analiz kosztów osobowych pozwala działowi HR aktywnie uczestniczyć w procesach decyzyjnych dotyczących rozwoju firmy.

Jednocześnie warto podkreślić, że technologia sama w sobie nie jest celem. Największą wartość przynosi wtedy, gdy staje się realnym wsparciem codziennej pracy biznesu. Wdrożenie SAP Analytics Cloud w KBJ nie było demonstracją możliwości technologicznych ani eksperymentem wewnętrznym. Było naturalną konsekwencją naszego podejścia do technologii – korzystamy z rozwiązań, które rekomendujemy naszym klientom. Dzięki temu możemy mówić o nich nie tylko jako doradcy, lecz także jako praktycy, którzy wykorzystują je w codziennej pracy.

Warto również podkreślić, że wdrożenie systemu SAP Analytics Cloud nie ograniczało się wyłącznie do obszaru planowania i analizy kosztów pracowniczych. Został on wykorzystany zdecydowanie w szerszym zakresie, obejmując proces przygotowania kompleksowego budżetu. Realizowane jest planowanie oraz monitorowanie kluczowych kategorii finansowych, w tym m.in. przychodów, kosztów projektowych czy kosztów administracyjnych. Takie podejście umożliwia integrację różnych obszarów planowania finansowego w jednym środowisku analitycznym, co sprzyja zwiększeniu spójności danych, usprawnieniu procesu budżetowania. 

Marlena Miszkiel, Dyrektor Działu HR & Relacji Partnerskich, KBJ S.A.

Jeśli chcieliby Państwo porozmawiać o tym, jak SAP Analytics Cloud może usprawnić planowanie w Państwa organizacji — zarówno w HR, jak i w finansach czy controllingu — zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.

Chętnie podzielimy się doświadczeniami z naszego wdrożenia i pokażemy, jak takie podejście działa w praktyce.