W ostatnich miesiącach prowadzę coraz więcej rozmów z firmami pracującymi na systemach SAP ECC. Wątek wspólny dla niemal wszystkich spotkań to obawa i niepewność związana z utrzymaniem wysokiego poziomu business continuity w okresie wygaszania wsparcia producenta dla tych środowisk.

Data zakończenia wsparcia przestała być odległą pozycją w kalendarzu. Coraz częściej zaczyna realnie wpływać na decyzje budżetowe i operacyjne.

Podczas tych rozmów wyłaniają się dwa skrajne podejścia. Pierwsze jest ostrożne: „System przecież działa. Migracja i tak jest w planach (albo jeszcze nie), więc poczekajmy.” Drugie podejście jest bardziej pragmatyczne: „To ostatni moment, żeby uporządkować środowisko, zabezpieczyć usługi, zaktualizować komponenty i zoptymalizować wymagania – zanim presja czasu, dostępności zasobów i budżetu zacznie wpływać na nasze decyzje.”

Problem polega na tym, że czas biernego oczekiwania na zmiany technologiczne rzadko bywa neutralny dla biznesu.

Koniec wsparcia SAP ECC a utrzymanie ciągłości biznesowej

Codzienność użytkowników systemów ERP jest wszędzie podobna – i nie znosi bezczynności. System musi być na bieżąco dostosowywany do nowych regulacji prawnych, biznes zgłasza kolejne potrzeby zmian i usprawnień, a zależność całej organizacji od sprawności systemu SAP tylko rośnie.

W parze z tym idzie wzrost kosztów utrzymania, który bez odpowiedniego nadzoru i planu staje się coraz mniej przewidywalny.

Jeśli w tym krytycznym okresie serwis SAP sprowadza się wyłącznie do reaktywnego „gaszenia pożarów”, organizacja zaczyna płacić podwójnie – tracąc zarówno bezpieczeństwo i efektywność operacyjną, jak i kontrolę nad kosztami.

Pojawia się wtedy fundamentalne pytanie: czy obecny model serwisowy jest jeszcze dopasowany do dzisiejszych potrzeb, skali i złożoności firmy?

Efektywny serwis i wsparcie SAP – kiedy dotychczasowy model zawodzi?

Wielu klientów SAP ma za sobą lata stabilnej współpracy z partnerem serwisowym. Z czasem jednak nawet w dobrze funkcjonujących relacjach może pojawić się naturalna erozja.

W innych organizacjach umowy serwisowe wygasły, a bieżące problemy są rozwiązywane doraźnie – przez przeciążony zespół wewnętrzny lub przypadkowych podwykonawców.

Niezależnie od tego, w której sytuacji znajduje się Państwa firma, warto zwrócić uwagę na sygnały ostrzegawcze świadczące o tym, że dotychczasowa formuła wsparcia zaczyna się wyczerpywać. Najczęściej są to:

• niebezpiecznie wydłużające się czasy reakcji na zgłoszenia,
• rosnący backlog zadań, który „puchnie” z miesiąca na miesiąc,
• brak proaktywnych propozycji optymalizacji i usprawnień ze strony dostawcy,
• narastające zmęczenie i rotacja w zespole wewnętrznym.

Brzmi znajomo? Jeśli tak, to znak, że system nie tyle „działa”, co raczej „trwa” – a to generuje ryzyko, na które nowoczesny biznes nie może sobie pozwolić.

Jak zoptymalizować koszty utrzymania SAP przed migracją do S/4HANA?

Zamiast czekać na moment, w którym decyzje zostaną wymuszone przez nagły kryzys lub nieubłagane terminy producenta, warto zatrzymać się i przeanalizować model wsparcia już teraz.

W praktyce sprowadza się to do kilku pytań:

• jak przejść z modelu reaktywnego na proaktywne wsparcie biznesu, 
• jak zoptymalizować koszty utrzymania w okresie przejściowym przed migracją,
• jak odciążyć zespół wewnętrzny, by mógł skupić się na rozwoju systemu, a nie tylko na „utrzymaniu ruchu”.

If któreś z tych pytań pojawia się dziś w Państwa organizacji, warto zacząć od krótkiego przeglądu obecnego modelu utrzymania. W wielu przypadkach już taka rozmowa pozwala szybko wskazać obszary ryzyka i możliwe usprawnienia.

Nasz zespół pomoże sprawdzić, czy obecny model wsparcia SAP jest przygotowany na okres końca wsparcia ECC — zapraszamy do kontaktu.

Roman Kasprzyk
Dyrektor Działu Sprzedaży w KBJ S.A.