Faktury zakupowe z KSeF

e-WorkFlow (e-WF)

Faktury zakupowe z KSeF: Jak usprawnić ich obieg w organizacji?
Dowiedz się więcej!

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
- i co dalej?

Integracja systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur KSeF to dopiero pierwszy krok. Równie istotnym obszarem pozostaje obieg faktur zakupowych wewnątrz organizacji, zwłaszcza w takich o złożonej strukturze, wieloetapowej akceptacji i rozbudowanym systemie uprawnień.

Aplikacja e-WorkFlow (e-WF) to odpowiedź na te wyzwania. Opracowane przez nasz zespół narzędzie upraszcza cały proces obsługi faktur kosztowych, zarówno pochodzących z KSeF jak i wprowadzanych ręcznie!

Funkcjonalności e-WorkFlow:

Integracja z narzędziami do obsługi faktur zakupowych
API do importu i weryfikacji faktur (statusy, numer KSeF)
Automatyczne przypisywanie faktur do workflow po imporcie
Tworzenie ścieżek akceptacji na podstawie atrybutów (NIP, kwota, data płatności)
Proste definiowanie kroków i aktorów procesu

Powiadomienia mailowe z użyciem serwera pocztowego klienta
Możliwość dodawania załączników i komentarzy
Historia działań i zmian w dokumentach
Raport faktur z funkcją filtrowania
Podgląd dokumentów w formacie PDF.

Najważniejsze cechy e-WorkFlow

Elastyczne procesy i ścieżki akceptacji. Łatwe definiowanie procesów, przypisywanie ról, śledzenie historii statusów. Każda akcja może zostać opatrzona komentarzem, co usprawnia komunikację zespołową.

Intuicyjne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami. Zaawansowany, elastyczny mechanizm zarządzania dostępem i rolami w organizacji.

Obsługa faktur z KSeF. Procesowanie faktur pochodzących z KSEF przez udostępnione API.

Obsługa faktur spoza KSeF. Możliwość procesowania faktur wprowadzanych ręcznie (PDF/skany).

Nowoczesny interfejs użytkownika. Responsywny, czytelny interfejs (OpenUI) z możliwością podglądu faktur i generowania plików PDF.

Niezależność platformowa. Aplikacja działa na dedykowanym serwerze z własną bazą danych.

Obieg faktury w e-WorkFlow:

Import faktury przez API (np. z aplikacji do obsługi faktur z KSeF)
Automatyczne przypisanie do odpowiedniego workflow
Akceptacja, odrzucenie lub przekazanie dokumentu kolejnemu użytkownikowi
Możliwość dodania komentarza na każdym etapie
Zmiana statusu po akceptacji przez ostatniego aktora
Procesowanie wymaga posiadania odpowiednich ról i uprawnień
Historia akcji i zmian dostępna w systemie
Weryfikacja statusu przez API po numerze KSeF
Dostęp do raportu z możliwością filtrowania

Dlaczego warto?

Dedykowane rozwiązanie

e-WorkFlow to rozwiązanie zaprojektowane z myślą
o wyzwaniach związanych
z obsługą faktur kosztowych
w organizacjach o złożonej strukturze.

Uproszczone
procesy

Upraszcza procesy akceptacyjne faktur pochodzących z KSeF,
jak i tych wprowadzanych ręcznie.

Pełna transparentność

Zapewnia pełną transparentność całego procesu ich obiegu – od momentu importu dokumentu po zakończenie ścieżki akceptacyjnej.

Łatwa
wymiana danych

Narzędzie zapewnia bezproblemową wymianę danych z aplikacją e‑KSF oraz innym oprogramowaniem do obsługi faktur.

Elementy oferty

Licencje uprawniające do użytkowania systemu we wskazanej jednostce gospodarczej Klienta.

Wdrożenie. Proces wdrożenia składa się z następujących etapów:

Instalacja i konfiguracja narzędzia e-WorkFlow.
Integracja z oprogramowaniem do obsługi faktur z KSeF.
Przygotowanie scenariuszy testowych.
Wsparcie testów akceptacyjnych użytkowników i startu produkcyjnego.
Dodatkowe prace: klienckie rozszerzenia aplikacji.

Czas na wdrożenie - w zależności od złożoności procesów ok 2 – 4 tygodni

Utrzymanie. Polega ono na zapewnieniu bezawaryjnej pracy aplikacji.
Dodatkowo Klient uzyska dostęp do nowych wersji oprogramowania (aktualizacje), a także systemu serwisowego działającego 24/7, gdzie mogą być zgłaszane błędy w raportach lub potrzeby wsparcia.

Wsparcie powdrożeniowe. W zależności od potrzeb użytkowników, po zakończeniu wdrożenia oferujemy usługę wsparcia w kilku wariantach różniących się zakresem prac, parametrami SLA oraz wysokością opłaty miesięcznej.

Chcesz usprawnić zarządzanie fakturami kosztowymi
i uporządkować procesy?