Oferta
e-WorkFlow (e-WF)
Faktury zakupowe z KSeF: Jak usprawnić ich obieg w organizacji?
Dowiedz się więcej!
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
- i co dalej?
Integracja systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur KSeF to dopiero pierwszy krok. Równie istotnym obszarem pozostaje obieg faktur zakupowych wewnątrz organizacji, zwłaszcza w takich o złożonej strukturze, wieloetapowej akceptacji i rozbudowanym systemie uprawnień.
Aplikacja e-WorkFlow (e-WF) to odpowiedź na te wyzwania. Opracowane przez nasz zespół narzędzie upraszcza cały proces obsługi faktur kosztowych, zarówno pochodzących z KSeF jak i wprowadzanych ręcznie!
Funkcjonalności e-WorkFlow:
- Integracja z narzędziami do obsługi faktur zakupowych
- API do importu i weryfikacji faktur (statusy, numer KSeF)
- Automatyczne przypisywanie faktur do workflow po imporcie
- Tworzenie ścieżek akceptacji na podstawie atrybutów (NIP, kwota, data płatności)
- Proste definiowanie kroków i aktorów procesu
- Powiadomienia mailowe z użyciem serwera pocztowego klienta
- Możliwość dodawania załączników i komentarzy
- Historia działań i zmian w dokumentach
- Raport faktur z funkcją filtrowania
- Podgląd dokumentów w formacie PDF.
Najważniejsze cechy e-WorkFlow
Elastyczne procesy i ścieżki akceptacji. Łatwe definiowanie procesów, przypisywanie ról, śledzenie historii statusów. Każda akcja może zostać opatrzona komentarzem, co usprawnia komunikację zespołową.
Intuicyjne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami. Zaawansowany, elastyczny mechanizm zarządzania dostępem i rolami w organizacji.
Obsługa faktur z KSeF. Procesowanie faktur pochodzących z KSEF przez udostępnione API.
Obsługa faktur spoza KSeF. Możliwość procesowania faktur wprowadzanych ręcznie (PDF/skany).
Nowoczesny interfejs użytkownika. Responsywny, czytelny interfejs (OpenUI) z możliwością podglądu faktur i generowania plików PDF.
Niezależność platformowa. Aplikacja działa na dedykowanym serwerze z własną bazą danych.
Obieg faktury w e-WorkFlow:
- Import faktury przez API (np. z aplikacji do obsługi faktur z KSeF)
- Automatyczne przypisanie do odpowiedniego workflow
- Akceptacja, odrzucenie lub przekazanie dokumentu kolejnemu użytkownikowi
- Możliwość dodania komentarza na każdym etapie
- Zmiana statusu po akceptacji przez ostatniego aktora
- Procesowanie wymaga posiadania odpowiednich ról i uprawnień
- Historia akcji i zmian dostępna w systemie
- Weryfikacja statusu przez API po numerze KSeF
- Dostęp do raportu z możliwością filtrowania
Dlaczego warto?
Dedykowane rozwiązanie
e-WorkFlow to rozwiązanie zaprojektowane z myślą
o wyzwaniach związanych
z obsługą faktur kosztowych
w organizacjach o złożonej strukturze.
Uproszczone
procesy
Upraszcza procesy akceptacyjne faktur pochodzących z KSeF,
jak i tych wprowadzanych ręcznie.
Pełna transparentność
Zapewnia pełną transparentność całego procesu ich obiegu – od momentu importu dokumentu po zakończenie ścieżki akceptacyjnej.
Łatwa
wymiana danych
Narzędzie zapewnia bezproblemową wymianę danych z aplikacją e‑KSF oraz innym oprogramowaniem do obsługi faktur.
Elementy oferty
Licencje uprawniające do użytkowania systemu we wskazanej jednostce gospodarczej Klienta.
Wdrożenie. Proces wdrożenia składa się z następujących etapów:
- Instalacja i konfiguracja narzędzia e-WorkFlow.
- Integracja z oprogramowaniem do obsługi faktur z KSeF.
- Przygotowanie scenariuszy testowych.
- Wsparcie testów akceptacyjnych użytkowników i startu produkcyjnego.
- Dodatkowe prace: klienckie rozszerzenia aplikacji.
Czas na wdrożenie - w zależności od złożoności procesów ok 2 – 4 tygodni
Utrzymanie. Polega ono na zapewnieniu bezawaryjnej pracy aplikacji.
Dodatkowo Klient uzyska dostęp do nowych wersji oprogramowania (aktualizacje), a także systemu serwisowego działającego 24/7, gdzie mogą być zgłaszane błędy w raportach lub potrzeby wsparcia.
Wsparcie powdrożeniowe. W zależności od potrzeb użytkowników, po zakończeniu wdrożenia oferujemy usługę wsparcia w kilku wariantach różniących się zakresem prac, parametrami SLA oraz wysokością opłaty miesięcznej.